Facturación Electrónica: Evaluar riesgos múltiples antes de implementar la factura electrónica – Gabriel Vásquez Tristancho

Fuente: actualicese.com
Autor: Gabriel Vásquez Tristancho
Fecha: 1 de mayo de 2018
Link de consulta: https://actualicese.com/opinion/evaluar-riesgos-multiples-antes-de-implementar-la-factura-electronica-gabriel-vasquez-tristancho/

Una cosa está bien definida hace más de 35 años y es que el objetivo estratégico del control fiscal se basará en la virtualización de la información tributaria teniendo como núcleo la identificación de cada contribuyente, es decir, el NIT. Evidencia de ello es la presentación electrónica de las declaraciones tributarias, el reporte de información exógena, próximamente, la implementación de la factura electrónica, que permitirá identificar transacciones específicas prácticamente en tiempo real, y de ahí en adelante todo un sistema de inteligencia de datos para optimizar la fiscalización y el recaudo. Así, aunque la retención en la fuente ha sido desde sus inicios un mecanismo eficiente de control tributario, ahora se complementa con las nuevas tecnologías de la información.

“el objetivo estratégico del control fiscal se basará en la virtualización de la información tributaria teniendo como núcleo la identificación de cada contribuyente”

Para la emisión y circulación de la factura electrónica se tienen por lo menos las siguientes entidades externas que intervienen directamente: 1) operador tecnológico autorizado por la Dian, y 2) Administrador del Registro de Facturas Electrónicas –Refel–.

Es necesario tener en cuenta que para algunos contribuyentes el proceso masivo de implementación de facturación electrónica obligatorio inicia este año. Para el 1 de enero de 2019 deberán contar con los sistemas perfectamente alineados quienes estén obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto nacional al consumo (ver resoluciones 000072 de diciembre 29 de 2017 y 000010 de febrero 6 de 2018; artículo 616-1 del ET, modifcado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016; y la infografía titulada Obligados a aplicar el nuevo modelo de factura electrónica: fechas clave).

La implementación contiene elementos internos y externos en los procesos de cada entidad y a su vez coexisten riesgos jurídicos, tecnológicos, de seguridad informática, operacionales, financieros, transaccionales, de trazabilidad, planes de contingencia, entre otros.

De esta manera, cada entidad requerirá autorizaciones de numeración y también de los planes de contingencia. Ahora bien, ¿qué pasa y cuál sería la responsabilidad del proveedor tecnológico cuando tenga problemas técnicos o de seguridad y no pueda emitir facturas? Es muy fácil decir que se tramita en papel con la leyenda “Contingencia facturación electrónica”, pero en millones de transacciones donde es vital la integración de la información de una venta en cuanto a producto, precio y clientes, resulta impensable intentar siquiera esta alternativa de papel.

Por otra parte, es válido destacar que un activo celosamente guardado por las empresas es la base de datos de clientes. Ahora será una base pública denominada Refel la que disponga de toda la facturación electrónica emitida. Lo anterior conlleva a la siguientes preguntas: ¿Se pierde la confidencialidad? ¿En qué grado se podrá acceder a la información? ¿Qué vías permitirán la comunicación con el proveedor técnico?, ¿cuál será su disponibilidad?

Surge entonces la necesidad de un acompañamiento jurídico muy especializado para estructurar contratos que protejan todas las eventualidades que surjan al abrir estos espacios de información privada, contingencias por incumplimiento, daños inimaginables por no poder operar bajo normalidad, sin planes adecuados de contingencia, daños emergentes y lucros cesantes, entre otros mil problemas de tipo tecnológico que igualmente requieren de especialistas.