LOS DATOS UN PATRIMONIO PERSONAL

Fuente: CheCk in by COTELCO – Edición N°2, paginas 16-17
Fecha: 28 de julio de 2017
Autor: Juan Guillermo Osorio Gutiérrez – Representante Legal Protecdata Colombia S.A.S

Con seguridad últimamente usted ha escuchado algo de la protección de datos, o, simplemente, en algún establecimiento le han preguntado si per­ mite que los mismos sean manejados para envío de promociones o información en particular. Sin embargo, ¿qué tanto sabemos de la Ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013? A través de esta Ley se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y a continuación suministramos información que los hoteleros deberían conocer.

¿En qué consiste la protección de datos?
En garantizar que la información de los ciudadanos esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a esta por parte de personas no autorizadas. La norma en Colombia indica que las empresas deben proteger esos datos, de lo contrario, podrían enfrentarse a sanciones hasta por 2.000 SMLV.

¿Qué dice el decreto 1377 del 2013?
Desde el 3 de noviembre del 2015, mediante la circular 002 de la SIC, quedó habilitado el Registro Nacional de Bases de Datos a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad que tiene a cargo la vigilancia del tratamiento de los datos tanto públicos como privados, semiprivados, sensibles, de menores de edad y adolescentes del país. Como derecho fundamental, los ciudadanos tienen precisamente derecho a actualizar, rectificar y suprimir si consideran que sus datos se están utilizando de una manera diferente para la que fueron recolectados, o bien si estos fueron vulnerados.

Información sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Mediante el RNBD se pretende conocer las bases ele datos de las empresas que manejan información personal, así como las medidas de seguridad con las que cuentan los responsables del proceso de tratamiento y actualización ele las mismas. Para realizar la supervisión sobre el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 por parte ele las empresas, la Superintendencia de Industria y Comercio ha desarrollado un sistema de información ejecutado bajo un modelo de supervisión basado en riesgos. Este es denominado Sistema Integral de Supervisión Inteligente (SISI), cuya fuente principal de información es el RNBD.

¿Qué deben hacer las empresas frente a esta ley?
Las empresas deben designar una persona para que asuma, la función de protección de datos personales, esta persona es conocida como el «Encargado de Tratamiento de Datos». «Si un ciudadano quiere ejercer su derecho de habeas data para actualizar, corregir o eliminar su información de una base de datos, lo podrá hacer de forma directa ante las entidades o empresas y en cualquier periodo de tiempo. Cabe resaltar que la utilización de la información para una finalidad distinta por parte de los responsables o del tratamiento de datos, podrá dar inicio a una investigación», afirma el superintendente de Industria y Comercia, Pablo Felipe Robledo.
Las sanciones se aplicarán cuando las empresas hagan mal uso de la información que suministran sus clientes, vendan las bases de datos y cuando una empresa o entidad no le permita a un ciudadano actualizar su información personal incorporada en una base de datos en cualquier momento.

Los datos en el sector hotelero
Según un artículo de Radio Santa Fe: «con un aumento del 11.8% en sus ingresos reales y un 2,9 % en el personal ocupado, durante febrero de 2016 el sector hotelero de Colombia continuó este año por la senda del crecimiento». Estas son algunas de las cifras que se pueden dar a grandes rasgos del sector, lo que permite entender que es, sin duda, una industria de alta exposición.
Teniendo en cuenta esto, es importante preguntarse si el volumen de información que usted maneja, tanto de datos privados como sensibles, pueden estar en riesgo. Ahora bien, más allá de un sistema para tener un manejo adecuado de esta información, es importante que todos los equipos de trabajo que conforman este entorno sean perceptivos frente a esta nueva situación en el país.
Como lo puede ver usted, es un tema álgido y que requiere de juicio en su aplicación para evitar sanciones. Entendiendo esta dificultad, y la necesidad de brindar apoyo a los empresarios hoteleros, Cotelco suscribió a finales de 2016 un convenio con la empresa Protecdata, una organización con vasta experiencia en la administración de bases de datos, seguridad y normatividad sobre este delicado asunto, que ha quedado a disposición de los afiliados al gremio, para acompañarlos en el proceso de ponerse al día con lo que establece la Ley.
No se deje ganar ventaja, conozca las disposiciones de la Ley y saque provecho del tratamiento de datos, pues no solo estará cumpliendo con la normatividad, sino que encontrará en este tema una oportunidad para ofrecer un mejor servicio a sus huéspedes.

Cosas a tener em cuenta:

• Su huésped debe dar por escrito, cualquiera sea el medio, su autorización para el manejo de sus datos personales. Esto aplica tanto para planes de fidelización, como para estrategias de mercadeo o información sobre servicios del hotel.
• Para contactar a sus huéspedes siempre tenga presente los medios que le fueron aprobados (mail, correo físico, mensaje de textos, etc.), de lo contrario podrá incurrir en una falta.
• Bajo ningún criterio, comparta la información de sus huéspedes a terceros, a menos que ellos tengan conocimiento de esto y lo autoricen por escrito.
• Siempre guarde copia física o digital de las aprobaciones de tratamiento de datos de sus huéspedes, pues en caso de discrepancia con ellos, servirán como material probatorio.
• Infórmese antes de realizar cualquier acción con las bases de datos con que cuenta, recuerde que la ley es estricta con los datos que están bajo su cuidado.
• Recuerde que debe inscribir los datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Guarde copias de seguridad de las bases de datos.
• Capacite, informe y asesore a sus colaboradores con acceso a las bases, sobre las implicaciones de la ley y el correcto manejo de los datos. Usted es el primer responsable de esa información, por lo que se sugiere firmar acuerdos de confidencialidad con el personal y con quienes están al frente de las bases de datos.

¡Creemos una cultura en protección de datos personales, la información es un derecho que debe ser protegido!