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La era digital, también conocida como la cuarta revolución industrial, ha modificado los métodos y procedimientos que los sectores económicos emplean en sus operaciones empresariales. En consonancia con estos cambios, las empresas dedicadas al transporte de carga y logística se ven compelidas a incorporar herramientas tecnológicas avanzadas y eficientes en sus procesos (como lo son las Firmas Electrónicas Certificadas), con el fin de optimizar y superar distintos desafíos.
El sector de carga en Colombia desempeña un papel fundamental en la economía y el desarrollo industrial de la sociedad. A lo largo de la historia, este sector ha construido su presencia desde las oficinas de diversas empresas que integran sus procesos y procedimientos para cumplir eficientemente con sus objetivos. Sin embargo, la rápida evolución tecnológica a veces hace que estos procesos se vuelvan obsoletos de un día para otro.
Hoy en día, contamos con diversas herramientas tecnológicas que podrían contribuir a la actualización y optimización de los procesos empresariales tradicionales. La clave radica en seleccionar de manera acertada entre las numerosas tecnologías disponibles aquella que genere valor y proporcione la mejor experiencia en la digitalización empresarial. Por este motivo, proporcionaremos consejos específicos para entender cómo una herramienta tecnológica puede aportar beneficios a una empresa en la era digital.
En el sector de carga, todos estamos familiarizados con el proceso asociado al manifiesto de carga, que generalmente se firma entre despachadores y conductores. Este documento contiene información crucial para las empresas, como datos del vehículo, del propietario, del conductor, origen y destino de la carga, entre otros. A pesar de su historia, es imperativo mantenerse a la vanguardia de la tecnología en el entorno empresarial, donde la oferta y la demanda dependen del producto y su calidad, y quedarse rezagado ante la transformación digital no es una opción.
En este sentido, el proceso asociado al manifiesto de carga, al igual que cualquier contrato comercial, laboral, civil o de mutuo, puede ser objeto de automatización para mejorar su eficiencia y optimizar resultados. Esto se logra fácilmente mediante la implementación de firmas electrónicas en formularios digitales. El manifiesto de carga puede convertirse en un formulario digital que se puede completar mediante dispositivos móviles o computadoras, y firmarse electrónicamente desde cualquier parte del mundo en una plataforma electrónica única, simplificando toda la operación a unos pocos clics.
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La implementación de un portal de firmas electrónicas para la gestión de formularios, como el manifiesto de carga, permite minimizar riesgos asociados al papel y reducir costos ocultos de operaciones de archivo y conservación de documentos físicos, entre otros beneficios. Esto ayuda a optimizar la gestión y evitar gastos elevados por papelería, transporte de documentos y tiempos empleados por las partes involucradas en la operación, así como el deterioro, daño, pérdida o hurto de documentos, el impacto ambiental negativo, y las limitaciones geográficas, logísticas, operativas y funcionales. Concluimos que mantener prácticas antiguas puede generar numerosas afectaciones en la operatividad.
En cuanto a los beneficios de la automatización de la operación de carga al pasar de firmas manuscritas a firmas electrónicas, las ventajas más relevantes incluyen la eficiencia y agilidad en los procesos, la eliminación de distancias y la reducción de tiempos, la disminución de gastos a mediano y largo plazo al anular costos ocultos y de operación, el valor agregado en productos y operaciones al presentarse como empresas ecoamigables, y la accesibilidad y trazabilidad en los procesos.
FUENTE: Luis Francisco Ramos, Director de Proyectos para Protecdata Colombia. director.proyectos@protecdatacolombia.com.
