Firmas y Formularios Electrónicos: La ruta al éxito para el transporte de carga en Colombia

¡Firma y Avanza!

La era digital, también conocida como la cuarta revolución industrial, ha transformado los métodos y procedimientos que los sectores económicos desarrollan en sus actividades empresariales. Acorde a estos cambios, empresas dedicadas al transporte de carga y logística, se ven en la necesidad de incorporar a sus procesos herramientas tecnológicas avanzadas y eficientes, que permitan optimizar y solucionar los retos planteados por el entorno actual.

El sector de carga de nuestro país es propulsor fundamental de la economía y el desarrollo industrial de nuestra sociedad, quizás el más importante desde la fundación de las ciudades, caminos y carreteras; toda esta historia también se construyó desde las oficinas de todas las empresas que integran este gran sector, dentro de las cuales se estructuraron los procesos y procedimientos que han permitido cumplir de forma eficiente con los fines de la misión que se les encargó, sin embargo, la rápida evolución tecnológica en ocasiones produce que aquellos procesos se vuelvan obsoletos de un día para el otro.

Hoy podemos disponer de un sin número de herramientas tecnológicas que podrían aportar a la actualización y optimización de todos los procesos que conocemos tradicionalmente al interior de cualquier compañía, lo importante es poder encontrar de forma asertiva en ese universo de tecnologías, la adecuada para generar valor y tener la mejor experiencia en estos procesos de digitalización empresarial, motivo por el cual vamos a brindarles unos tips muy específicos para entender como una herramienta tecnológica podría aportar a su compañía los beneficios de la era digital.

Podría interesarle: En el sector transporte puedes avanzar con la Firma Electrónica Certificada

.

El manifiesto de carga, fundamental en los procesos del sector

Dentro de nuestro sector de carga todos conocemos el proceso asociado al manifiesto de carga, el cual debe ser firmado como mínimo entre los despachadores y los conductores, en este manifiesto se relaciona información muy relevante para las compañías como los datos del vehículo, del propietario, el conductor, origen y destino de la carga, entre otros, a su vez, este documento es el fundamento para la creación de otros documentos asociados a la gestión de carga, este proceso se ha mantenido de generación en generación, casi siguiendo el dicho popular:

“Si algo funciona, no lo cambies”. Sin embargo, y a pesar de su historia es necesario estar a la vanguardia de la tecnología en todos los entornos de la sociedad, aún más en un ámbito empresarial y comercial donde la oferta y la demanda dependen del producto y su valor frente a la calidad y el servicio, no es una opción y menos para todo un sector el quedarse rezagado frente a la transformación digital.

En este orden de ideas, este proceso asociado al manifiesto de carga, así como cualquier contrato comercial, laboral, civil o de mutuo, puede ser objeto de automatización para su mejoramiento y optimización en resultados y efectividad. Esto se puede lograr a través de una implementación muy sencilla de firmas electrónicas sobre formularios digitales.

El manifiesto de carga podría ser completamente virtual y sin que medie una hoja de papel, es tan fácil como convertir ese documento físico en un formulario digital, el cual podrá ser diligenciado mediante cualquier dispositivo móvil o computacional y además firmado electrónicamente desde cualquier parte del mundo y en una misma plataforma electrónica; toda una operación simplificada a la distancia de unos simples clics.

Minimiza los riesgos y optimiza tus tiempos, con el uso de las Firmas Electrónicas Certificadas

Con la implementación de un portal de firmas electrónicas para la gestión de formularios como el manifiesto de carga, podrá minimizar los riesgos asociados al papel y el costo oculto de las operaciones de archivo y conservación de estos documentos físicos, entre otros beneficios podrá optimizar su gestión y evitar:

1. Gastos más elevados por concepto de papelería, transporte de documentos, entre otros costos ocultos; 
2. Costos en el tiempo empleado por las partes involucradas en la operación; 
3. Deterioro, daño, pérdida o hurto de los documentos; 
4. Impacto ambiental negativo; 
5. Limitaciones a nivel geográfico, logístico, operativo y funcional. Gracias a lo anterior podemos concluir que mantener las prácticas antiguas generan numerosas afectaciones en la operatividad.

Ahora bien, a estas alturas nuestros lectores se estarán preguntado, ¿qué beneficios me traería automatizar la operación de carga si paso de la firma manuscrita a una firma electrónica? Pues bien, desde nuestra experiencia, las ventajas más relevantes, entre otras son: 

1. Eficiencia y agilidad en los procesos, eliminando distancias y disminuyendo tiempos; 
2. Disminución de gastos a mediano y largo plazo, anulando costos ocultos y de operación; 
3. Valor agregado en sus productos y operaciones, mostrándose como empresas eco amigables; 
4. Accesibilidad y trazabilidad en los procesos.

Lea también: Firma electrónica en la legislación de Nueva York

En conclusión, los procesos tradicionales en un mundo globalizado como el actual cada vez están trasladándose a la era digital y es cuestión de tiempo para que lo que conocemos como tradicional sea lo digital. Lo anterior es efecto de un sin número de circunstancias adversas que el papel, la pluma y los enormes archivos generan en los procesos y operaciones tanto internas como externas de las compañías.

Todo lo anterior nos llama la atención para cada vez adoptar dentro de los modelos de negocios distintas alternativas tecnológicas que le permitan a las empresas competir de manera innovadora en su campo económico. Más allá, de que nuestra compañía PROTECDATA COLOMBIA S.A.S., brinda al mercado una solución vanguardista que responde a las necesidades modernas frente al servicio de firmas electrónicas certificadas, como es el caso de la plataforma electrónica VOZDATA, la verdadera recomendación es arriesgarse con garantías de seguridad jurídica y tecnológica, en el mundo digital que hoy por hoy genera las mejores oportunidades para cualquier sector económico.

Fuente: Ramos, Luis Francisco. Director de Proyectos para Protecdata Colombia.